Bài viết này dành cho người đang phụ trách tổ chức sự kiện doanh nghiệp Thanh Hóa, cụ thể là 2 loại sự kiện hay diễn ra tại khách sạn: lễ ra mắt sản phẩm và lễ ký kết hợp tác. Chúng tôi đưa ra kịch bản mẫu theo từng phút, cách chọn không gian và các khoản chi cần dự trù, kèm thông tin thực tế từ Central Hotel Thanh Hoá, khách sạn 5 sao trên Đại lộ Nguyễn Hoàng. Những gì website chưa công bố, bài ghi rõ để bạn hỏi thêm.
Tổ chức sự kiện doanh nghiệp Thanh Hóa: ra mắt và ký kết khác nhau ở đâu?
Nhiều đơn vị gộp chung 2 loại sự kiện này vào một kiểu chuẩn bị, rồi gặp lúng túng. Thực ra mục tiêu của chúng khá khác nhau.
Tiêu chí | Lễ ra mắt sản phẩm | Lễ ký kết hợp tác |
Mục tiêu chính | Gây chú ý, tạo hình ảnh, lên báo | Trang trọng, ghi nhận cam kết |
Quy mô thường gặp | Từ vài chục đến vài trăm khách | Từ vài người đến vài chục khách |
Điểm nhấn | Sân khấu, màn hình, khu trải nghiệm | Bàn ký, phông nền, khoảnh khắc bắt tay |
Thời lượng | Nửa ngày hoặc buổi tối | 60 đến 120 phút |
Ăn uống | Teabreak hoặc tiệc đứng | Tiệc chiêu đãi sau ký kết |
Hiểu đúng mục tiêu giúp bạn tổ chức sự kiện doanh nghiệp Thanh Hóa tiêu tiền vào đúng chỗ. Lễ ra mắt nên dồn ngân sách cho âm thanh, ánh sáng, màn hình. Lễ ký kết nên dồn cho không gian trang trọng và bữa chiêu đãi sau đó.
Kịch bản mẫu 1: lễ ký kết hợp tác tại Central Thanh Hoá trong 90 phút
Đây là khung tham khảo cho buổi ký kết khoảng 30 đến 50 khách khi tổ chức sự kiện doanh nghiệp Thanh Hóa tại khách sạn. Bạn có thể co giãn theo thực tế.
8:00 đến 8:30. Ban tổ chức có mặt, kiểm tra phông nền, bàn ký, micro, nước uống. Đặt sẵn bút ký, bìa văn bản, cờ hoặc logo 2 bên.
8:30 đến 9:00. Đón khách, ký sổ, chụp ảnh lưu niệm tại khu đón khách. Teabreak nhẹ.
9:00 đến 9:10. MC khai mạc, giới thiệu thành phần.
9:10 đến 9:30. Đại diện 2 bên phát biểu, mỗi bên khoảng 10 phút.
9:30 đến 9:45. Nghi thức ký kết, trao văn bản, bắt tay, chụp ảnh chính thức.
9:45 đến 10:00. Phát biểu của khách mời đặc biệt hoặc phỏng vấn ngắn với báo chí.
10:00 đến 10:30. Giao lưu tự do, sau đó mời dùng bữa chiêu đãi.
Mẹo nhỏ khi tổ chức sự kiện doanh nghiệp Thanh Hóa dạng ký kết: chuẩn bị 2 bộ bút giống nhau và 1 bộ dự phòng. Chi tiết nhỏ nhưng nếu bút hết mực ngay lúc chụp ảnh thì rất khó xử lý.
Kịch bản mẫu 2: lễ ra mắt sản phẩm nửa ngày tại Central Hotel Thanh Hoá
Khung tham khảo cho khoảng 150 đến 300 khách, gồm đối tác, đại lý và báo chí.
7:00 đến 8:00. Dựng và chạy thử lần cuối: âm thanh, đèn, video trên màn hình LED.
8:00 đến 8:45. Đón khách, phát tài liệu, mời teabreak. Khu trưng bày sản phẩm mở cửa.
8:45 đến 9:00. Mời khách vào chỗ ngồi.
9:00 đến 9:15. Phim giới thiệu và khoảnh khắc ra mắt.
9:15 đến 10:15. Lãnh đạo phát biểu, trình bày tính năng sản phẩm, chính sách cho đại lý.
10:15 đến 10:30. Giải lao, teabreak lần 2.
10:30 đến 11:15. Hỏi đáp, trao quà cho đại lý, bốc thăm may mắn.
11:15 đến 12:00. Trải nghiệm sản phẩm tại khu trưng bày, phỏng vấn báo chí.
12:00 trở đi. Tiệc trưa.
Lưu ý: khung giờ thuê buổi sáng tại khách sạn Central Thanh Hoá theo website là 8:00 đến 12:00. Nếu cần dựng từ 7:00 hoặc kéo dài sang bữa trưa, hãy trao đổi trước với khách sạn để không bị vượt khung.
Chọn không gian tại Central Thanh Hoá cho từng loại sự kiện
Đây là các không gian Central Thanh Hoá công bố trên trang sự kiện của khách sạn, kèm gợi ý dùng cho ra mắt và ký kết.
Sảnh Ruby, tầng 1. Khách sạn mô tả Ruby phù hợp hội nghị, lễ ký kết và ra mắt sản phẩm, có giàn đèn sân khấu và màn hình LED. Vì nằm ngay tầng trệt nên khách mời và xe chở sản phẩm trưng bày ra vào thuận tiện. Sức chứa chưa công bố, bạn cần liên hệ.
Sảnh Sapphire, tầng 2. Sức chứa 400 khách, hợp lễ ra mắt quy mô vừa có kết hợp tiệc.
Sảnh Diamond, tầng 3. Sức chứa 1.000 khách trên diện tích 1.060 m². Hợp hội nghị khách hàng lớn, ra mắt sản phẩm kèm biểu diễn.
Phòng VIP I, tầng 2. Từ 25 đến 35 khách. Hợp lễ ký kết nhỏ hoặc bữa chiêu đãi sau ký kết.
Hầm rượu Bordeaux và Cordu, tầng 2. Từ 6 đến 12 khách. Phù hợp bữa tối riêng với đối tác chiến lược, nơi những câu chuyện quan trọng thường được nói thật lòng nhất.
Một cách kết hợp hợp lý khi tổ chức sự kiện doanh nghiệp Thanh Hóa tại Central Thanh Hoá: tổ chức lễ ký kết tại sảnh Ruby, rồi mời ban lãnh đạo 2 bên dùng bữa tại phòng VIP I hoặc hầm rượu. Mọi thứ trong cùng một tòa nhà của Central Hotel Thanh Hoá, không ai phải di chuyển xa.
Xem thêm thông tin chi tiết tại trang sảnh Ruby của Central Hotel Thanh Hoá.
Thiết bị có sẵn tại Central Hotel Thanh Hoá và những gì cần thuê thêm
Theo website, đơn giá hội trường tại khách sạn Central Thanh Hoá đã bao gồm:
Micro, bục phát biểu có hoa lụa trang trí.
Hệ thống âm thanh, ánh sáng.
Màn hình LED, standee LED.
Bàn ghế tiêu chuẩn, bảng trắng.
Biển tên, biển chỉ dẫn, biển số bàn, thực đơn màu.
Wi-Fi, bãi đỗ xe, trông xe.
Thuế VAT và phí dịch vụ.
Với sự kiện ra mắt hoặc ký kết, đơn vị tổ chức sự kiện doanh nghiệp Thanh Hóa thường cần thêm vài hạng mục mà khách sạn sẽ báo giá riêng hoặc bạn tự thuê đơn vị khác:
Phông nền in tên sự kiện, logo 2 bên.
Cổng chào, thảm đỏ, hoa tươi bàn ký.
Khu trưng bày, kệ sản phẩm, bục xoay.
Hiệu ứng sân khấu như pháo giấy, khói lạnh.
Chụp ảnh, quay phim, phát trực tiếp.
MC chuyên nghiệp, biểu diễn văn nghệ.
Trước khi thuê ngoài, hãy hỏi khách sạn Central Thanh Hoá về quy định đưa thiết bị và đơn vị bên ngoài vào sảnh, thời gian được vào dựng và các yêu cầu an toàn.
Dự trù chi phí tổ chức sự kiện doanh nghiệp Thanh Hóa: khoản dễ bỏ sót
Website của Central Thanh Hoá chưa công bố giá thuê sảnh. Mức khởi điểm có công bố là teabreak từ 50.000 đồng/suất và thực đơn tiệc từ 300.000 đồng/suất. Khi lên ngân sách tổ chức sự kiện doanh nghiệp Thanh Hóa, hãy liệt kê đủ các khoản sau:
Thuê sảnh theo khung giờ: sáng, chiều, tối hoặc cả ngày.
Ăn uống: teabreak, tiệc trưa hoặc tiệc tối.
Trang trí và in ấn: phông nền, standee, tài liệu.
Thiết bị phát sinh ngoài danh sách có sẵn.
Nhân sự: MC, chụp ảnh, quay phim.
Quà tặng khách mời và đại lý.
Phòng nghỉ cho lãnh đạo, đối tác ở xa.
Dự phòng khoảng 10% cho phát sinh.
Khoản thứ 8 thường bị bỏ qua nhất, và cũng là khoản cứu nguy nhiều nhất.
Đối tác đến từ xa: lưu trú tại khách sạn Central Thanh Hoá
Lễ ký kết thường có đối tác từ Hà Nội, TP Hồ Chí Minh hay nước ngoài. Đưa họ nghỉ ngay tại nơi tổ chức sự kiện doanh nghiệp Thanh Hóa giúp lịch trình gọn gàng hơn rất nhiều.
Central Hotel Thanh Hoá có 204 phòng chia thành 5 hạng, từ Premium đến Phòng Tổng Thống có phòng làm việc riêng với bàn họp. Gói hội nghị doanh nghiệp của khách sạn có ưu đãi giá phòng cho đoàn từ 10 phòng trở lên. Buổi tối, khách có thể lên Skylight Bar tầng 18, mở từ 18:00 đến 23:30, để ngắm thành phố và tiếp tục câu chuyện trong không khí thoải mái hơn.
5 lỗi hay gặp khi tổ chức sự kiện doanh nghiệp Thanh Hóa
Không chạy thử video trên màn hình thật
File chạy tốt trên máy tính nhưng sai tỷ lệ khi lên màn LED. Hãy gửi file sớm và thử tại sảnh.
Mời báo chí nhưng không có tài liệu gửi kèm
Phóng viên cần thông cáo báo chí, ảnh sản phẩm và tên người phát biểu viết đúng.
Không tính thời gian dọn sảnh giữa 2 phần
Chuyển từ bố trí nhà hát sang tiệc bàn tròn cần thời gian. Hãy hỏi khách sạn cần bao lâu.
Thứ tự phát biểu chưa thống nhất với đối tác
Với lễ ký kết, thứ tự và vị trí ngồi là chuyện tế nhị, nên chốt bằng văn bản trước.
Không có người đầu mối duy nhất
Ngày sự kiện, khách sạn Central Thanh Hoá hay bất kỳ nơi nào cũng cần biết đúng 1 người để hỏi. Nhiều người cùng chỉ đạo sẽ gây rối.
Câu hỏi thường gặp về tổ chức sự kiện doanh nghiệp Thanh Hóa
Tổ chức sự kiện doanh nghiệp Thanh Hóa nên chọn khách sạn hay trung tâm hội nghị?
Khách sạn có lợi thế khi bạn cần cả sảnh, ăn uống và phòng nghỉ cho khách ở xa trong cùng một nơi. Trung tâm hội nghị hợp với sự kiện rất lớn, không cần lưu trú.
Sảnh nào tại Central Thanh Hoá phù hợp lễ ký kết?
Sảnh Ruby được khách sạn giới thiệu cho lễ ký kết và ra mắt sản phẩm. Với lễ ký kết nhỏ, phòng VIP I từ 25 đến 35 khách là phương án gọn.
Khách sạn Central Thanh Hoá có sẵn màn hình LED không?
Có. Màn hình LED, âm thanh, ánh sáng và micro đã nằm trong đơn giá hội trường theo thông tin trên website.
Nên đặt sảnh tại Central Hotel Thanh Hoá trước bao lâu?
Càng sớm càng tốt, nhất là vào mùa cưới và dịp cuối năm khi các sảnh thường kín lịch. Với sự kiện trên 100 khách, nên liên hệ trước ít nhất 1 tháng.
Central Thanh Hoá có nhận tổ chức sự kiện buổi tối không?
Có. Khung giờ tối theo website là 18:00 đến 22:00.
Làm sao nhận báo giá tổ chức sự kiện doanh nghiệp Thanh Hóa tại Central Hotel Thanh Hoá?
Bạn gọi hotline 0237 363 5555 hoặc email info@centralhotel.vn, nêu rõ loại sự kiện, số khách, ngày và kiểu bố trí.
Kết luận
Lễ ra mắt cần sự bùng nổ, lễ ký kết cần sự trang trọng, nhưng cả 2 đều cần một kịch bản rõ ràng và một địa điểm đủ điều kiện. Khi tổ chức sự kiện doanh nghiệp Thanh Hóa, hãy chốt mục tiêu trước, chọn không gian theo quy mô, rồi lên ngân sách có dự phòng. Đó là cách tổ chức sự kiện doanh nghiệp Thanh Hóa gọn gàng, ít rủi ro nhất.
Nếu bạn cần sảnh có sẵn thiết bị, nhiều lựa chọn từ phòng riêng vài người đến sảnh 1.000 khách, cùng phòng nghỉ cho đối tác ngay trong tòa nhà, khách sạn Central Thanh Hoá tại Lô 01 Đại lộ Nguyễn Hoàng, TP Thanh Hoá là địa điểm đáng cân nhắc. Liên hệ Central Hotel Thanh Hoá qua số 0237 363 5555 để được tư vấn kịch bản và báo giá.
